Laika pārvaldības matrica: vislabākā sava laika izmantošana

'Plāni nav nekas; plānošana ir viss. ' - prezidents Dvaits D. Eizenhauers

Avots: rawpixel.com

Katru dienu jūs saņemat 24 stundas, un eksperti saka, ka jums 8 no tām jāpavada guļot. Tas atstāj 16 pilnas stundas, lai paveiktu visu nepieciešamo. Tātad, kāpēc vienmēr šķiet, ka dienā NEKAD nav pietiekami daudz stundu? Atbilde uz šo dilemmu slēpjas tajā, kā jūs pārvaldāt savu laiku. Viena pārbaudīta un pārbaudīta, tomēr vienkārša stratēģija, kuru varat izmantot, ir laika pārvaldības matrica. Tas ir paredzēts, lai palīdzētu jums noteikt prioritātes pienākumiem, lai jūs varētu tos visus pārvarēt ar pēc iespējas mazāku stresu.

Tomēr laika pārvaldības matrica nav burvju poga. Tas nepievienos vairāk stundu jūsu dienai un nedos jums pārcilvēcisku ātrumu, lai pabeigtu darbu ar laiku. Tas arī nenovērsīs visus pārējos transā, kamēr jūs laiku veltīsiet saviem uzdevumiem, netraucējot - tas nav TĀDA veida matrica! Lieliski ir tas, ka tas var darboties ikvienam, taču ir noteiktas attieksmes un prasmes, kas jums jāattīsta, lai nodrošinātu, ka tā darbojas jums.

Mēs sāksim izskaidrot, kā pati matrica un tās saistība ar Amerikas Savienoto Valstu 34. prezidentu. Mēs turpināsim, uzsverot matricas priekšrocības un sniedzot jums dažus noderīgus norādījumus par to, kā vislabāk izmantot matricu, lai paveiktu sarakstu “To Do”!

Kas ir laika pārvaldības matrica?

Avots: pixabay.com

ko garīgi nozīmē 7

Laika vadības matricu bieži sauc par “Eizenhauera matricu”, “Eizenhauera kasti” vai “Eizenhauera lēmumu matricu”. Tas ir tāpēc, ka prezidentam Dvaitam 'Ikem' Eizenhaueram (1890 - 1969) tiek piedēvēts tās radīšana un tiek teikts, ka viņš to ir izmantojis savas prezidentūras laikā. Vēl viens nosaukums, kas bieži saistīts ar matricas popularizēšanu, ir Stephen Covey (1932 -2012). Viņš bija pedagogs, autors un uzņēmējs, kurš iedvesmoja citus ar savām idejām par efektivitāti un līderību. Kovijs savā grāmatā “Ļoti efektīvu cilvēku 7 paradumi” apspriež Eizenhauera matricas lietderību.

Eizenhauera matrica ir kvadrāts, kas sadalīts četros kvadrantos vai mazākos kvadrātos (divi augšpusē un divi apakšā). Tas izmanto četras etiķetes: Svarīgi, Nav svarīgi, Steidzami un Nav Steidzami. Katra kvadranta iezīmju pārklāšanās rada šādu izkārtojumu.

• Pirmais kvadrants (augšējā kreisajā stūrī) - svarīgs un steidzams
• Otrais kvadrants (augšējā labajā stūrī) - svarīgs, bet ne steidzams
• Trešais kvadrants (apakšā pa kreisi) - steidzams, bet nav svarīgs
• Ceturtais kvadrants (apakšējā labajā stūrī) - nav steidzams un nav svarīgs

Mēs bieži sajaucam to, ko nozīmē “svarīgs” un “steidzams”, domājot, ka tie ir vienādi. Laika pārvaldības matrica tomēr liek saprast atšķirību starp tām par nepieciešamību. Šie divi vārdi ir atbildīgi par matricas pārņemšanu, kas nav vienkārša laika grafika diagramma, kurā jūs vienkārši uzskaitāt darbības, kuras vēlaties aptvert noteiktā laika posmā.

Svarīgs: Šie priekšmeti ir svarīgi, lai jūs sasniegtu izvirzīto mērķi. Jūs tos uzskatāt par ļoti nozīmīgiem neatkarīgi no tā, vai esat personīgi vai kāds jums rūp.

Steidzams:Šie priekšmeti ir jāizdara uzreiz, parasti tāpēc, ka to aizkavēšana tūlīt atstās iespaidu uz citiem jūsu dzīves priekšmetiem vai jomām.

Jūs aizpildāt matricu, katru no saviem uzdevumiem pievienojot kvadrantam, pamatojoties uz etiķešu kombināciju, kura BEST tam atbilst. Jūs uzreiz varat redzēt, kā laika pārvaldības matrica liek jums novērtēt ne tikai visas lietas, kas jums jādara, bet arī to, kā jūs tās vērtējat, ņemot vērā jūsu laika atbilstību un pieprasījumu.

Pirmais kvadrants: svarīgs un steidzams

Šis Eizenhauera matricas segments satur uzdevumus, kuriem esat izvirzījis visaugstāko prioritāti. Šie darbi ir tie, kurus nevar atlikt uz vēlāku laiku, un tie nekavējoties jāapmeklē. Šeit esošajos priekšmetos varētu būt iekļauts ātri tuvojošs termiņš klientam vai jūsu priekšniekam. Citi var būt:

• Ārkārtas medicīniskā palīdzība
• Ģimenes krīze
• Pēdējā brīža sagatavošanās pasākumam

Šie pienākumi mēdz būt tādi, kurus jūs nevarat deleģēt nevienam citam, un tie ir jāņem vērā pašiem. Pat ja jūs varat tos deleģēt, jums būs personīgi jāpārrauga to pabeigšanas detaļas.

Ideālā pasaulē, kur jūs pastāvīgi sekojat līdzi saviem uzdevumiem un nekad nav ārkārtas gadījumu, pirmais kvadrants būtu tukšs! Mēs visi taču zinām, ka tā nekad nav. Tātad praktiski pirmā kvadranta priekšmetiem nevajadzētu būt vairāk kā nedaudziem. Viena kvadranta minimālā noturēšana tiek veikta, nepārtraukti strādājot pie otrā kvadranta lietām. To darot, jums būs mazāk stresa, ja jums būs jāpielāgo matrica un jāmaina lietas apkārt, jo parādās kaut kas, kas ir pārāks par visu pārējo.

Avots: rawpixel.com

Arī pārāk daudz priekšmetu jūsu laika pārvaldības matricas pirmajā segmentā varētu liecināt par to, ka jums šķīvī ir par daudz vai esat nokosts vairāk, nekā varat košļāt. Veltiet laiku, lai objektīvi pārskatītu katru savu 1. kvadranta ierakstu. Iespējams, ka dažiem no tiem jābūt vai nu otrajā, vai trešajā kvadrantā - ne tik svarīgi vai steidzami, kā jūs sākotnēji domājāt.

Ja jūsu pirmais kvadrants vienmēr ir pārpildīts, jums, iespējams, būs jāatsakās no dažiem pienākumiem, lai nodrošinātu, ka jūsu veselību un veselo saprātu nesabojā steidzamu un svarīgu lietu kalns, kas jums jādara.

Otrais kvadrants: svarīgs, bet ne steidzams

Šeit jūs ievietosiet priekšmetus, kas ir nozīmīgi vidējā termiņā un ilgtermiņā - lietas, kuras jūs varat izvēlēties risināt tikai nedaudz vienlaikus. Otrais kvadrants izrādās ļoti noderīgs stratēģijas vai nākotnes plānošanas jomā. Šie darbi ir pelnījuši pienācīgu jūsu uzmanības daļu (tas ir, galu galā, kāpēc jūs tos apzīmējat kā svarīgus!) Tomēr to pabeigšana nav īpaši steidzama. Galu galā jūs cenšaties, lai lielākā daļa jūsu uzdevumu nonāktu otrajā kvadrantā.

Šo laika pārvaldības matricas segmentu varētu rezervēt aktivitātēm, kas veicina jūsu vispārējo labklājību - jūsu fizisko, garīgo un emocionālo veselību. Tādas lietas kā vingrošana, atvaļinājuma laika plānošana vai kvalitatīva laika pavadīšana kopā ar ģimeni un draugiem. Citi iespējamie divi kvadrāti ietver:

• Mācību kursi
• Profesionālā pilnveide
• Gatavošanās pasākumam
• Sekot līdzi jaunumiem
• Plānošanai veltītais laiks

Ja iespējams, pienākumu deleģēšana un komandas darba izmantošana ir divi ļoti labi veidi, kā tikt galā ar diviem kvadrantiem. Tāpēc arī ir jāpiešķir laiks, lai veltītu laiku savām divām kvadrantām, kaut arī tās nav ārkārtīgi steidzamas. Ja jums rodas ieradums tos atlikt, pastāv reāls risks, ka šie priekšmeti tiks pārsūtīti uz jūsu pirmo kvadrantu un jūs uzspiestu.

Ātrs piemērs vienmēr aizkavē profesionālo izaugsmi, līdz pēkšņi saproti, ka tavs darbs tagad ir atbilstošs, jo tev neizdevās paaugstināt savu kvalifikāciju un neatpalikt no jaunumiem savā jomā. Avārijas kursi, ātrie labojumi un nepieciešamība pārliecināt priekšnieku, ka jūs patiešām uzskatāt profesionālo izaugsmi par svarīgu un tiecaties uz uzlabojumiem, tikai uzkrās stresu.

Trešais kvadrants: steidzams, bet nav svarīgs

Trešā kvadranta preces parasti tiek uzskatītas par traucējošiem vai pārtraukumiem, kas traucē jums pabeigt darbus pirmajā un otrajā kvadrantā. Tie parādās ar steidzamības izjūtu, piemēram, zvana tālruni, taču tie ne vienmēr ir svarīgi. Trīs kvadrāti iekļauj:

Avots: rawpixel.com

• Dažas tikšanās
• Daži tālruņa zvani
• Daži e-pasta ziņojumi

Trešā kvadranta aizpildīšana mēdz būt grūts, un jūs saprotat, kas ir svarīgs pret steidzamo.

Labs piemērs šeit notiekošajam ir tā, ka šī mēneša trešā 3 stundu nodaļas sanāksme, kurā jūs zināt tos pašus jautājumus, kā iepriekš, tiks atkārtoti pārskatīta. Kad tas būs beidzies, visi atgriezīsies pie ierastā darba. Jūs neuzskatāt tikšanos par tik svarīgu, bet jūsu priekšnieks noteikti to dara, tāpēc jūsu atrašanās tur ir steidzami nepieciešama - jūs to nevarat atlikt.

828 eņģeļa skaitļa nozīme

Runājot par trešā kvadranta priekšmetiem, deleģējiet pēc iespējas vairāk no tiem. Iespējams, jums joprojām būs jāpārbauda jebkura jūsu deleģētā priekšmeta virzība, lai pārliecinātos, ka tas tiek darīts efektīvi. Pretējā gadījumā tas varētu atgriezties pie jums ar vēl lielāku steidzamību, nekā tas sākotnēji tika prasīts.

Turklāt jūsu deleģētajiem pienākumiem nav jābūt faktiskai personai. Piemēram, jūs varat paļauties uz balss pastu, lai veiktu dažus tālruņa zvanus, kamēr tiekat galā ar svarīgiem pirmā un otrā kvadranta jautājumiem. Vēlāk, kad jūs vēl neesat tik aizņemts, varat iepazīties ar ziņojumiem, lai uzzinātu, kas tie bija, un tikt galā ar katru pēc vajadzības, iespējams, atdodot zvanu.

Ceturtais kvadrants: nav steidzams un nav svarīgs

Ja jūs cītīgi aizpildīsit savas Eizenhauera matricas pirmos trīs kvadrantus, jūs, iespējams, būsiet patīkami pārsteigts par to lietu skaitu, kuras jūs galu galā atstājat četriniekā! Šie priekšmeti parasti ir slikti, neproduktīvi ieradumi, kas nav ne svarīgi, ne steidzami. Viņi mēdz pārblīvēt jūsu dienu un nedara neko citu, kā tikai traucēt jums veikt svarīgus, steidzamus vai abus uzdevumus.

Piemēram, pastāvīgi reģistrējoties savos sociālo mediju kontos un:

• Televīzijas skatīšanās vairākas stundas
• Bezmērķīgi sērfot tīmeklī
• Tālruņa sarunas, kuru centrā ir tenkas

Šie laika izšķērdētāji bieži tiek piesātināti ar steidzamību - piemēram, ziņojumu brīdinājums tālrunī, taču tie nekad nav svarīgi. Viņu ievietošana laika pārvaldības matricas ceturtajā kvadrantā ir pirmais solis, lai atbrīvotos no sevis. Jūsu laiku var daudz labāk veltīt lietām pārējos trīs kvadrantos - lietās, kuras jūs uzskatāt par zināmām svarīgām vai steidzamām.

Protams, atrast laiku atpūtai un atpūtai vienmēr ir svarīgi, un dažkārt tas var kļūt steidzams. Tomēr ikdienišķas un neproduktīvas nodarbes ir jācenšas izslēgt no ikdienas aktivitātēm.

Efektīva laika pārvaldības matricas izmantošana

Dariet to regulāri

Nav stingru noteikumu par to, cik bieži jums vajadzētu rakstīt laika pārvaldības matricu. Tas būs atkarīgs no jūsu apstākļiem, darba slodzes un veicamo uzdevumu rakstura. Dažas personas uzskata, ka matricas pārskatīšana un atjaunināšana katru nedēļu viņiem ir praktiska. Citi dod priekšroku strādāt pie tā katru dienu, dzēšot un pievienojot uzdevumus pēc nepieciešamības. Neatkarīgi no izvēlētā intervāla mēģiniet atvēlēt noteiktu laiku darbam ar matricu, jo tas palīdzēs nodrošināt, ka tas tiek paveikts.

Avots: pixabay.com

Pierakstīt

Plānojot, vienmēr ir labs ieradums pierakstīt lietas neatkarīgi no tā, vai tā ir pildspalva un papīrs, vai arī datorā, planšetdatorā vai tālrunī. Pats rakstīšanas process kopā ar jūsu izveidoto vizuālo matricu palīdz attīstīt domāšanas procesus, kārtojot veicamos uzdevumus. Ieteicams laika pārvaldības matricu turēt vietā, kur to bieži redzēsiet - datora sākuma ekrāns vai stratēģiski izvietota papīra kopija darbojas labi.

Laika vadības matrica ir domāta ne tikai palīdzībai uzdevumu izpildē. Tas ir arī veids, kā jūs varat atkāpties un ieskatīties tajā, kā jūs skatāties uz visām lietām, kuras vēlaties paveikt. Fiziska matricas pierakstīšana jums to palīdz.

Pievienot informāciju

221 eņģeļa numurs mīlestība

Padomājiet par detaļām, kuras pievienojat matricai kā pirmo soli katra uzdevuma risināšanā - sava veida uzbrukuma plānu. Ievietojot katru uzdevumu Eizenhauera matricā, jūs varat precizēt savus apgalvojumus, pievienot piezīmes, sadalīt lielu darbu mazākos un pēc tam tiem pievienot atsevišķus sasniegumu laikus.

Esiet elastīgs

Jūsu laika pārvaldības matrica nav iemesta akmenī. Negaidīti notikumi, kas, iespējams, ir svarīgi vai steidzami, var parādīties jebkurā laikā un novirzīt jūsu rūpīgi sagatavotos plānus no grafika. Var gadīties, ka vienumi mainās vietā, lecot no viena kvadranta uz otru.

Piemēram, jūs, iespējams, esat ievietojis darbu ar tālu termiņu otrajā kvadrantā (svarīgi, bet ne steidzami). Ja apstākļi noved pie tā, ka jūs to nevarat apmeklēt vispār vai tik daudz, cik būtu vēlējies, tad jūs varētu atklāt, ka termiņš pēkšņi draud jūsu galvā, un diezgan maz darba joprojām nav pabeigts. Tas nozīmē, ka jums būs jāsasniedz šis konkrētais darbs ar 1. kvadrantu (svarīgs un steidzams), lai pārliecinātos, ka tiek ievērots tā termiņš.

6 laika pārvaldības matricas izmantošanas priekšrocības

1. Jūs iemācāties noteikt prioritātes: Spēja atpazīt svarīgās lietas un atšķirt tās no apkārtējiem nenozīmīgajiem traucēkļiem ir nenovērtējama prasme. Strādājot ar laika pārvaldības matricu, jūs atradīsit, ka prioritāšu noteikšana kļūst intuitīvāka. Tas ir, jūs varat ātri novērtēt veicamos uzdevumus, ņemot vērā to atbilstību un steidzamību, un pēc tam pielāgot savu pieeju, lai tie atbilstu.
2. Jūs kļūstat organizētāks:Eizenhauera matrica papildina kārtību, kā jūs pildāt savus pienākumus. Tātad, tā vietā, lai strādātu nejauši, jūs zināt, kuri darbi jāveic vispirms un kurus jūs varat sadalīt pa periodu.
3. Jūs iemācāties atlaist:Ne tikai traucējošie faktori, kurus jūs iemācāties atlaist, paļaujoties uz laika pārvaldības matricu, kas palīdzēs jums veikt savus uzdevumus. Jūs arī iemācāties saprast, kad vairs nevarat uzņemties pienākumus un kad ir pienācis laiks nodot dažus savus uzdevumus citiem.
4. Jūs mācāties pašdisciplīnu:Pašdisciplīna apzināti pārņem jūsu uzvedības kontroli. Tas nozīmē vairāk koncentrēties uz pozitīvām darbībām, atsakoties no negatīvām. Šī iezīme dabiski izaug no pirmajām trim matricas priekšrocībām: prioritāšu noteikšana, organizēšana un izvairīšanās no traucējošiem faktoriem.
5. Jūs paveicat vairāk:Būdams organizētāks un izvairoties no laika izšķiešanas, jūs tērējat vairāk laika svarīgākajiem jautājumiem, daudz ātrāk strādājot ar savu uzdevumu sarakstu. Šīs 16 stundas jūsu dienā pēkšņi nešķiet tik īsas!
6. Jums ir mazāk stresa:Diezgan daudz stresa, ko piedzīvojam, rodas no tā, ka mums ir pārāk daudz darāmā uzreiz, un sajūta, ka nevaram veltīt pietiekami daudz laika katrai darbībai. Izmantojot laika pārvaldības matricu, jūs sākat ievērot savus uzdevumus un ievērot termiņus, tādējādi novēršot lielu stresu.

Avots: rawpixel.com

Dažas personas var cītīgi patstāvīgi ieviest laika pārvaldības darblapu, piemēram, matricu. Tomēr citiem neliels apmācīta speciālista padoms un norādījumi ir ideāls katalizators, lai viņus sāktu. Vai jums ir problēmas ar hronisku vilcināšanos, pastāvīgi slikti organizētu vai pastāvīgi novērš uzmanību no lietām, kas nav svarīgas un nav steidzamas? Jo agrāk jūs vērsieties pēc palīdzības, jo ātrāk jūs varēsit redzēt atšķirību, ko laika pārvaldības matrica var padarīt jums.

Dalīties Ar Draugiem: